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探讨医院固定资产管理的内部控制

2015-10-12 14:20| 发布者: admin| 查看: 1030| 评论: 0|来自: 互联网

摘要: 随着社会主义市场经济的发展和医疗卫生事业改革的推进，政府在大量投入资金的同时，更加注重对所投入资产监管的可及性和有效性。医院内部控制制度是新医改形势下医院管理的重要组成部分，它的目的是保证医院的经营管 ...

随着社会主义市场经济的发展和医疗卫生事业改革的推进，政府在大量投入资金的同时，更加注重对所投入资产监管的可及性和有效性。医院内部控制制度是新医改形势下医院管理的重要组成部分，它的目的是保证医院的经营管理合法合规、维护资产安全、提高财务报告及相关信息透明真实完整，提高社会效益和经济效益，实现医院可持续发展和医疗质量、技术水平的提高。固定资产作为医院实物资产中的重要组成部分，是医院一切经营活动的基础性物质保障。因此，医院固定资产的内部控制制度必须不断地完善和改革，以适应新形势下公立医院的发展。

　　1 建立健全固定资产内部控制制度的必要性

　　医院内部控制是医院财务管理的重要环节，是提高整体管理水平、提高会计信息质量，及时发现和纠正各种错误和舞弊行为的有力措施，能使医院健康发展、良性循环、有秩经营，以保障医院法制化、规范化、制度化建设，对整顿和规范医疗市场秩序具有十分重要的意义。医院的固定资产是医院开展医疗、科研、教学服务等各项工作的物质基础；是保障人民健康和发展卫生事业的重要条件；是反映医院经济实力、规模大小和医疗水平高低的重要指标之一。医院通过建立健全固定资产的内部控制制度，使医院各部门、各岗位相互监督、制约和联系，从而达到维护国有资产安全与完整，堵塞漏洞，加强医疗机构财务管理的目标。

　　1.1 固定资产管理的弊端

目前一些医院对固定资产内控制度的建设普遍还不够重视，认识不足，造成内控制度形同虚设，缺乏有效的执行力，导致现行的内控制度得不到真正的落实，存在诸多安全隐患，主要表现在以下几方面。

　　1.1.1 岗位设置缺乏制衡

有的医院存在不同程度内部制衡机制不健全。缺乏对决策层的约束监督，缺乏部门之间、岗位之间的相互制衡，没有将不相容职务相互分离，记账人员、保管人员、决策人员及经办人员没有设置专人专岗，采购兼库管等违规现象比较严重，重大事项决策和执行也没有很好地实行分离制约制度。

　　1.1.2 缺乏科学论证，盲目构建

有的医院资产采购的随意性很强，没有从全局出发统筹安排，决策前没有仔细研究和科学论证；结果造成资产配置缺乏合理，形成了某些资产短缺和某些资产闲置并存的现象。在资产的处置和改建过程中，有的医院不经过资产评估，就任意处置固定资产；资产的报废、调拨和变卖不按规定的程序办理，有的甚至没有经任何责任人批准而随意处置。

　　1.1.3 缺少内部监督与评价

有的医院内部审计制度不健全，没有建立一套完整、有效的内部监督评价体系，造成了内部很少进行审计和有效的评价，甚至不进行内部审计，致使检查监督和评价都流于形式，效果不理想。目前我国仅对企业制订了《企业内部控制制度规范》，还没有专门针对卫生系统的内部控制建立统一标准，往往不同医院特点不同，其制订的内控制度也不相同，难以进行有效地评价。

　　1.2 固定资产管理的风险

医院在进行固定资产管理的过程中不可避免地要面对风险，这些风险可能会使医院经营活动的实际结果和预计发生背离，从而使医院蒙受经济损失。在进行固定资产管理时医院应当关注下列风险，及时识别、科学分析、有效应对：

（1）若固定资产业务违反国家法律法规，医院可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失。

（2）固定资产业务未经适当审批或超越授权审批，医院可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致资产损失。

（3）若固定资产购买、建造决策失误，可能导致资产质量不符合要求，造成医院资产损失或资源浪费。

（4）若固定资产使用、维护不当和管理不善，可能造成医院资产使用效率低下或资产损失，甚至发生医疗事故。

（5）若固定资产处置不当，可能造成医院经济损失和国有资产流失。

（6）若固定资产会计处理和相关信息不合法、真实、完整，可能导致医院资产账实不符，资产信息失真和资产流失。

　　1.3 固定资产内控制度的目标和意义

　　1.3.1 固定资产内控制度的目标

面对可能存在的风险医院若要做到及时识别，科学分析，从容应对就必须建立和完善相关的内控制度。医院固定资产内部控制的目标有：第一，保护医院固定资产的安全完整；第二，确保固定资产会计信息的准确性和可靠性；第三，促进医院关于固定资产招标、采购、使用、日常维护、处置等办事效率的提高；第四，保证国家关于固定资产业务有关法规、政策和指令的贯彻执行，保证固定资产业务的合法性。其最终目的在于防范固定资产业务中的差错和舞弊，保护固定资产的安全和完整，确保国有资产不流失，合理配置国有资产，保障医院履行职能，提高固定资产运营效率。

　　1.3.2 加强固定资产内控制度的意义

医院加强固定资产内控制度的意义在于：首先，在资产价值上看，与流动资产相比，医院购置或取得固定资产，通常要花费较大的代价。其次，从资产功能上看，医院的固定资产是国有资产的重要组成部分，是医院开展医疗活动的必要条件。再次，从资产属性上看，在改革开放之后的医疗改革过程中，医院固定资产具有其特殊的双重性。因此，加强医院固定资产控制，不仅是加强公益性资产的管理，也是加强经营型国有资产的管理。

　　2 固定资产的内部控制活动

　　控制活动是指医院根据风险应对策略，采用相应的控制措施，将风险控制在可承受程度之内而实施内部控制的具体方式，医院应当根据医院固定资产的特点，分析、归纳、设计合理的业务流程，查找管理的薄弱环节，健全全面风险管控措施，保证固定资产的安全、完整、高效运行。

　　2.1 不相容职务分离控制

内部控制最主要的一项工作组织原则，就是对存在于组织中的不相容职务实行分离控制。不相容职务，是指在经济业务处理过程中，均为一人办理容易产生漏洞和弊端行为，又可能掩盖其错误和舞弊行为的两项或两项以上的职务。

　　不相容职务分离其核心在于实现牵制、制衡。医院在设计内部控制制度时，首先要确定哪些岗位和职务是不相容的；其次是要明确规定各个机构和岗位的职责、权限。不相容岗位是指涉及经济业务的岗位不能交叉，不能重叠，不能由同一人担任，不相容岗位和职务之间能够互相监督、互相制约，形成有效的制衡体系。

　　2.2 固定资产投资控制

固定资产投资是医院为了在未来可预见的时期内获得收益而向固定资产项目投放资金的经济行为。医院应该根据不同投资类型的业务流程及流程中各环节体现出来的风险，采用不同的内部控制措施。对于重大的固定资产投资项目，如大型设备和基建工程，医院应当考虑聘请独立的中介机构或专业人士进行可行性研究与评价，并由医院党政领导实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造成严重损失。表1 固定资产内控活动主要不相容职务对照表

　　医院应当对工程项目建议书和可行性研究报告的编制、项目决策程序等作出明确规定，组织工程、技术、财会、法律等部门的相关专业人员对项目建议书和可行性研究报告的完整性、客观性进行技术经济分析和评审，出具评审意见，确保项目决策科学、合理。应当对工程项目概预算的编制、审核等作出明确规定，确保概预算编制科学、合理。

医院应当组织工程、技术、财会等部门的相关专业人员对编制的概预算进行审核，重点审查编制依据、项目内容、工程量的计算、定额套用等是否真实、完整、准确。应当对价款支付的条件、方式以及会计核算程序作出明确规定，确保价款支付及时、正确。对于重大项目，医院应当考虑聘请符合国家资质规定的中介机构，如招标代理、工程监理、财务监理等，协助医院进行工程项目的管理。

医院会计人员应当对工程合同约定的价款支付方式、有关部门提交的价款支付申请及凭证、审批人的批准意见等进行审查和复核。复核无误后，方可办理价款支付手续。工程进度款的支付要按工程项目进度或者合同约定进行，不得随意提前支付。应当对竣工清理、竣工决算、决算审计、竣工验收等作出明确规定，确保竣工决算真实、完整、及时。医院应当建立竣工清理制度，明确竣工清理的范围、内容和方法，如实填写并妥善保管竣工清理清单。医院应当加强对工程剩余物资的管理，对需处置的剩余物资，应当明确处置权限和审批程序，并将处置收入及时入账。医院应当依据国家法律法规的规定及时编制竣工决算。

应当及时组织工程项目竣工验收，确保工程质量符合设计要求。医院应当对竣工验收进行审核，重点审查验收人员、验收范围、验收依据、验收程序等是否符合国家有关规定，并考虑聘请专业人士或中介机构帮助医院验收。验收合格的工程项目，应当及时编制财产清单，办理资产移交手续，并加强对资产的管理。应当建立工程项目后评估制度对完工工程项目的经济性与项目建议书和可行性研究报告提出的预期经济目标进行对比分析，并作为绩效考核和责任追究的基本依据。

　　2.3 固定资产采购控制

医院应当根据实际情况制定采购流程，完善固定资产采购制度，统筹安排采购计划，明确请购、审批、购买、验收、付款等环节的职责。

　　在请购与审批环节，医院应当依据购置固定资产的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，并明确相关部门或管理人员的职责权限及相应的请购程序。请购部门提出的采购需求，应当明确采购型号、质量等级、规格、数量、相关要求和标准、到货时间等。医院应当加强采购业务的预算管理。对于预算内采购项目，具有请购权的部门应当严格按照预算执行进度办理请购手续；对于超预算和预算外采购项目，具有请购权的部门应当对需求部门提出的申请进行审核后再行办理请购手续。

在采购与验收环节，医院应当对采购方式确定、供应商选择、验收程序及计量方法等作出明确规定，确保采购过程的透明化。对于一般固定资产采购，应由采购部门充分了解和掌握供应商情况，采取比质比价的办法确定供应商；对于重大的固定资产采购，应采取招标方式进行；对于政府集中采购的固定资产，应当严格按照政府采购目录采用招投标方式进行。医院应当根据规定的验收制度和经批准的订单、合同等采购文件，由独立的验收部门或指定专人对所购物品的型号、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，出具验收证明。

自行建造的固定资产，应由制造部门、固定资产管理部门、使用部门共同填制固定资产移交使用验收单，移交使用部门使用。对验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门或人员应当立即向有关部门报告；有关部门应当查明原因，及时处理。在付款环节，医院应当对采购合同约定的付款条件以及采购发票、结算凭证、检验报告、计量报告和验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。医院应当建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账款和定金的管理。医院应当加强对大额预付账款的监控，定期对其进行追踪核查。

　　2.4 固定资产登记控制

对验收合格的固定资产，医院资产保管部门应及时办理入库、编号、建卡、分配等手续。及时确认固定资产的购买或建造成本。对需要办理产权登记手续的固定资产，医院应及时到相关部门办理。医院应当制定适合的固定资产目录，列明固定资产编号、名称、种类、所在地点、使用部门、责任人、数量、账面价值、使用年限、损耗等内容，有利于了解固定资产使用情况全貌。

医院资产保管部门应当按照单项资产建立固定资产卡片账，固定资产卡片应在编号上与固定资产目录对应，详细记录各项固定资产的来源、验收、使用地点、责任部门和责任人、运转、维修、改造、折旧、盘点等相关内容，便于固定资产的有效识别。资产保管部门应定期或不定期对资产目录和卡片进行复核，确保信息的真实、完整。医院应依据国家有关规定，结合医院实际，确定计提折旧的固定资产范围、折旧方法、折旧年限、净残值率等折旧政策。折旧政策一经确定，除符合国家统一的会计制度规定的情况以外，未经批准，不得随意变更。

　　2.5 固定资产维护控制

对于已经投入使用的固定资产医院应加强固定资产的日常管理工作，授权具体部门或人员负责固定资产的日常使用与维修管理，定期检查维护，保证固定资产的安全与完整。医院应当建立固定资产的维修、保养制度，保证固定资产的正常运行，提高固定资产的使用效率。固定资产使用部门负责固定资产日常维修、保养，定期检查，及时消除风险。固定资产大修理应由固定资产使用部门提出申请，按规定程序报批后安排修理。固定资产技术改造应组织相关部门进行可行性论证，审批通过后予以实施。

　　2.6 固定资产盘查控制

医院应当定期或不定期对固定资产进行盘点。盘点前，应当保证固定资产管理部门、使用部门和财会部门进行固定资产账簿记录的核对，保证账账相符。医院应组成固定资产盘点小组对固定资产进行盘点，根据盘点结果填写固定资产盘点表，并与账簿记录核对，对账实不符，固定资产盘盈、盘亏的，应分析原因，追究责任，妥善处理。盘点结束应当编制固定资产盘盈、盘亏表，经管理部门审核后及时调整固定资产账面价值，确保账实相符，并上报备案。

医院应至少在每年年末由固定资产管理部门和财会部门对固定资产进行检查、分析。检查、分析应包括定期核对固定资产明细账与总账，并对差异及时分析与调整。固定资产管理部门和使用部门对未使用、不需用或使用不当的固定资产及时提出处理措施，报医院授权部门或人员批准后实施。对封存的固定资产，应指定专人负责日常管理，定期检查，确保资产的完整状态。

　　2.7 固定资产处置控制

医院应根据自身特点制定固定资产处置流程，建立固定资产处置的相关制度区分固定资产不同的处置方式，采取相应控制措施。

　　对使用期满、正常报废的固定资产，应由固定资产使用部门或管理部门填制固定资产报废单，经授权部门或人员批准后对该固定资产进行报废清理。对使用期限未满、非正常报废的固定资产，应由固定资产使用部门提出报废申请，注明报废理由、估计清理费用和可回收残值、预计出售价值等。医院应组织有关部门进行技术鉴定，按规定程序审批后进行报废清理。

对拟出售或投资转出的固定资产，应由有关部门或人员提出处置申请，列明该项固定资产的原价、已提折旧、预计使用年限、已使用年限、预计出售价格或转让价格等，报经授权部门或人员批准后予以出售或转让。固定资产的处置应由独立于固定资产管理部门和使用部门的其他部门或人员办理。固定资产处置价格应报经授权部门或人员审批后确定。对于重大的固定资产处置，应当考虑聘请具有资质的中介机构进行资产评估，采取集体合议审批制度，并建立集体审批记录机制。固定资产处置涉及产权变更的，应及时办理产权变更手续。

　　3 固定资产的内部控制手段

　　3.1 资本预算

预算控制是医院内部控制的常用方法之一，医院通过对预算编制、预算执行、预算分析、预算考核等环节的管理，能科学地配置各种资源，降低成本，提高效益。医院通过对固定资产投资的预算控制，能全盘计划、协调和控制医院的各种资源，提升资金的使用效率和降低资金的运作成本。医院在编制资本支出预算时，应由工程技术、计划、财务、采购、生产等部门的人员共同参加，以便减少资本支出预算错误发生的可能性。医院编制资本支出预算必须在考虑多种因素的基础上予以编制。

这些因素包括：投资预算额、该投资的机会成本、投资的资本成本、预计现金净流入等。对于投资额较大的项目，资本支出预算应有各分项投资预算额，以便日后对投资实际支出额的控制。而对于投资将会对医院产生重大影响的资本支出预算则必须由经由医院集体决策通过才能执行。

决策的程序应严加控制：首先，资本支出预算的编制者应与该预算的审批者分离；其次，由于资本支出预算的编制，主观成分较多，故应由独立职员对资本支出预算的各种数据和资料及预算意见进行复核；最后，对于预算金额较大或对医院未来经营状况有重大影响的投资项目，医院还应请与投资利益无关的第三者（如专门的咨询机构、工程技术人员、会计师等）对资本支出预算进行研究与评价。只有经过数据资料的复核审查或取得有关专家认为可行的书面意见后，才能批准资本支出预算。任何批准应形成书面文件，并须编号归档控制，便于日后控制支出总额和追查责任。

　　3.2 合同管理

合同是医院与自然人、法人及其他组织等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。医院应加强固定资产合同管理，确定合同归口管理部门，明确合同拟定、审批、执行等环节的程序和要求，定期检查和评价合同管理中的薄弱环节，采取相应控制措施，促进合同有效履行，切实维护医院的合法权益，防控法律风险，促进实现内部控制目标。医院在购置固定资产时应当订立书面合同，合同订立前，应当充分了解合同对方的主体资格、信用状况等有关内容，确保对方当事人具备履约能力。

对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，应当予以记录并妥善保存。医院财会部门应当根据合同条款审核后办理结算业务。未按合同条款履约的，或应签订书面合同而未签订的，财会部门有权拒绝付款，并及时向医院有关负责人报告。医院应对合同统一归口管理，健全合同管理考核与责任追究制度。对合同订立、履行过程中出现的违法违规行为，应当追究有关机构或人员的责任。

　　3.3 信息系统

信息系统是医院利用计算机和通信技术，对内部控制进行集成、转化和提升所形成的信息化管理平台。固定资产管理信息化管理能促进医院有效实施内部控制，提高固定资产管理水平，减少人为操纵因素。医院应当建立统一固定资产管理信息系统，实现固定资产业务跨单位、跨部门、跨环节协调管理，全面跟踪固定资产从购入、使用到退出报废整个生命周期的管理，防止资产流失，保障医院资产安全、完整和有效利用。

　　4 固定资产的内部控制监督

　　要保障固定资产内部控制的落实，保证内部控制体系在一定时期内保持运行有效，必须通过持续监控活动或个别评价对固定资产内部控制过程进行监控。

（1）持续监控活动发生在经营活动过程之中，内含于医院管理活动之中，它包括日常固定资产管理和监控活动以及员工在履行其职责时所采用的其他行动。持续监控活动涉及固定资产内部控制各个要素的主要方面，对医院经营活动实施实时的监控，能够动态地应对环境的变化，及时发现问题；相对于个别评价更为有效。

（2）个别评价是从某一角度对固定资产内部控制进行测评，它直接关注固定资产内部控制的系统有效性。个别评价的范围和频率主要取决于风险评估和持续监控程序的有效性，对于应对优先考虑的风险的内部控制和对降低风险最为重要的内部控制，一般应当经常地进行评价。

医院在进行重大的固定资产收购或处置的情况下，一般需要对整个固定资产内部控制系统进行评价，此时应当关注医院相关固定资产业务的每一内部控制构成要素，根据所需要实现的内部控制目标来确定评价范围。此外，医院应当加强内部审计作用的发挥。通过对固定资产定期审计和大额固定资产项目的专项审计，独立、客观、全面的评价医院固定资产管理的合理性，对医院固定资产内控目标的完成进行评价，针对医院在固定资产管理过程中出现的问题，提出相应的解决措施。有效地促进医院固定资产内控制度作用的发挥。

　　5 总结

　　综上所述，目前医院在固定资产管理方面的内控制度仍然存在很多问题，管理模式陈旧，阻碍医院社会效益与经济效益的提高，因此，在新医改的形势下，建立一套规范、透明、行之有效的固定资产内部控制制度是现阶段医院在管理工作中迫切需要解决的重要问题，只有健全的内部控制制度才能保证新医改形势下医院财务管理最终目标的实现，促进医院可持续发展，为社会提供更多、更好的医疗产品，更好地为人民群众服务。