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论在等级医院评审中档案工作的重要性

2012-2-23 11:23| 发布者: libingccmb| 查看: 1054| 评论: 0

摘要: 论在等级医院评审中档案工作的重要性［作者：浙江医院楼俏菡 Concerning the important of archives work in evaluation of grade hospital摘要以等级医院评审标准为依据，结合医院实际情况，对材料进行档 ...

论在等级医院评审中档案工作的重要性

［作者：浙江医院楼俏菡

Concerning the important of archives work in evaluation of grade hospital
摘要以等级医院评审标准为依据，结合医院实际情况，对材料进行档案化管理。
等级医院评审是衡量一个医院综合实力与整体水平的有效手段,它是全方位、多角度、涵盖各层次的系统评价体系，是规范医疗行为，提高医疗技术水平的一个有效载体。国家卫生部在制定《医院分级管理办法》中，规定将档案管理晋级达标作为医院等级评审申报的必要条件，档案又是医院各部门在职能活动和医疗活动中形成的原始记录，档案工作渗透到医院的各项活动，档案资源为医院等级评审检查提供依据，是评价医院各项活动的重要组成部分，因而确立了档案工作在医院管理中的地位和作用。
1 档案资源是医院等级评审的重要依据
涉及到一类指标中的依法执业、医疗安全、诚信执业、行风建设、重大事件、指令性任务；二类指标中综合管理、质量安全、技术水平；三类指标中医院服务管理、患者安全目标、医疗质量管理与持续改进、护理管理与质量持续改进、综合管理等评审内容近400项指标，包含了医院在医疗、教学、科研、预防、保健工作中形成的各种门类和各种载体的档案资源。象医疗机构许可证，组织机构代码证，近5年的院长会、院办公会、院周会等会议记录，总值班记录，各类组织活动记录，业务报表（药品收入比例、病床位使用情况、周转情况、手术分级等），科室设置，职工名单，人员配置，行风建设，科研课题，病历，规章制度等相关资料；一些参与政府部门和上级业务主管部门的指令性工作任务，要向有关职能部门提取证明的材料。进行科学有效的收集、整理、归档，保存、利用，使档案资源全面、客观、真实、规范的记录医院各项工作，准确地反映出了医院工作的全貌，为医院等级评审提供一系列完整、有序的第一手资料。就医院等级评审而言，完整、准确、系统的档案资源是等级医院评审过程中的重要依据，充分体现了档案资源有效服务于等级评审工作之中。
2 档案规范化、标准化管理在医院等级评审中的重要性
评审组专家通过汇报、看资料、实地察看、理论考试和现场抽查等程序，对各项指标进行打分与评价，评审采取的一个重要方法就是抽查各类相关资料，其中看资料的过程，归根结底就是对医院档案管理工作的一次全面检验。从医院规章制度、工作记录到病历资料都是严格检查审验的对象，这就要求各项档案内容要严格按照标准和要求，按一定的格式和规范做好收集。有了充分的资料准备及档案工作规范化、标准化的管理，为等级医院评审打下坚实的基础。
2.1 健全组织，明确分工
等级医院评审，需要准备的资料涉及到医院各部门各项工作的全过程，为了确保等级医院评审的顺利进行，医院成立了等级医院评审领导小组及办公室。领导小组成员由院长、书记、各职能部门负责人组成。办公室成员由职能部门档案、台帐网络成员组成，办公室成员全程负责全院等级医院评审资料的收集、整理、分类、编目、保管、利用及档案指导工作。
在迎接等级医院评审的准备过程中，多次召集等级医院评审领导小组及办公室成员，明确任务，落实工作。对照学习等级评审标准，领会评审文件精神，抓重点，查问题，逐项逐条解析标准，为各职能科室和临床医技科室提供一套操作性强的，切实可行的资料清单，分解落实到各相关科室，各相关科室对照下发的标准清单逐项逐条收集、整理，自查、分析，力保各项资料收集完整，规范、齐全。
2.2 规范标准，分门别类，归档整理
对照等级医院评审标准进行整理、分类、标识、组卷。准备的资料按照档案管理要求去做，以确保档案资源质量、门类和内容齐全统一。资料来源要准确、完整、真实可靠。办公室成员严把档案、资料质量关，并定期组织专人到各部门、各科室进行自查与互查。如对业务数据报表、病历、各种会议记录、总值班记录等一律要求提供原件，对所有纸质材料统一采用A4纸，不同规格纸张用A4纸标衬；提供复印件必须内容清楚，字迹清晰，标明原件出处；提供照片和磁盘、光盘等存储介质的，一律要求附纸质材料并有文字说明。为了提高案卷质量，统一购买盒子，按标准条目逐条标出各个指标盒，盒脊背打印对应标准的标题，盒面卡片注明内容，盒内打印好存放资料的目录，盒内材料根据盒面所注内容进行依次排列，打印的字体统一，盒内根据一、二、三类指标编号依序存放。科学的分类、合理的组卷、简明的标题、整齐又美观，从而保证了档案材料的完整性和系统性。
2.3 专人负责资料提供，保证检查资料及时到位
为了保证在检查中资料提供及时、准确，一类、部分二类指标检查材料集中存放于医院办公室，指定办公室专管资料员负责提供材料。行政、临床、医技、综合组分别设一名联络员，由联络员根据检查组需要，向专管资料员索取资料，再传给检查组，检查后由联络员及时收回资料，再交还专管资料员清点，整理，放回原处。部分二类指标与三类指标材料存放于相关科室，由各科室档案、台帐网络成员保管，负责提供。从而保证了资料及时有序的提供和完整及时回收，为等级医院评审结束后专题档案归档的完整性提供有力的保证。
3 等级医院评审专题档案的收集
医院把迎接等级医院评审工作纳入年度计划，把迎检工作提上工作日程，成立等级医院评审领导小组，多次举行等级医院评审迎检全院职工动员大会，召开等级医院评审领导小组及办公室成员会议，解读评审标准，布置任务，以评审标准为指南，医疗、医技、护理、行政、后勤各部门纷纷展开自查、整改，并数次组织全院性自查（互查），自查完毕后进行反馈与总结，医院各项管理工作都上了一个新台阶，总体符合医院等级评审标准的情况下。正式向省医院评审办公室提交等级医院评审申请书，开展了为期三天的等级医院实地检查，对医院指标检查结果进行反馈，由此产生大量全面反映等级医院评审检查专题活动的各种载体形式的材料，以及为迎接等级医院评审准备的大量档案资料，是展示医院历史，彰显成就的丰富资源，是医院建设与发展的重要见证，更是五年后再次迎接等级医院复评可借鉴的宝贵材料。因此，做好等级医院评审专题档案的收集归档工作是一项重要工作。
为了保证等级医院评审专题活动相关材料的齐全、完整、及时收集归档，坚持真实性、原始性、规范性的收集原则，在等级医院迎检和检查期间，注意陆续收集、平时积累，集中有序保存，为评审结束以后，文件材料的整理、归档工作打下基础。评审活动结束后，凡是在等级医院评审工作中（迎检和检查阶段）产生的，有保存利用价值的各种形式的文字、图表、实物、声像等材料都应当归档保存。各科室档案网络成员具体负责各相关科室在评审过程中产生的资料收集，并对这些材料进行筛选，除留存在科室的资料外，将立卷的评审资料及时上交院综合档案室收藏保存。
4 通过等级医院评审，对加强档案工作的几点思考。
等级医院评审对各项工作都提出了具体、严格的要求，档案的价值和档案工作也在此次评审中得到很大的体现，通过等级医院评审，医院各级领导和全院职工都认识到了档案工作的重要性，也暴露了医院在档案工作中存在的不足之处，如档案意识不强、收集不完整不及时、归档范围不全等问题。抱着“以评促改”的目的，随着医院等级的提升，医院档案工作领域不断拓宽，档案内容更加丰富，对医院档案收集、归档的范围提出更新、更高要求。因此要及时完善医院档案管理制度，根据医院实际，把档案纳入各部门各科室的年度目标管理考核，使医院档案工作更应制度化、规范化和科学化。
4.1 重视每个环节的规范性和保持文字记录的完整性。
在等级医院评审材料的准备过程中，几乎每个部门、科室都会发现，虽然在实践过程中做了大量的工作，但部分工作由于当时没有及时、全面的记录或材料记录零星，或是材料散落在各自手中，导致拿不出过硬的凭实据。象三类指标按“PDCA评分法”打分，要有计划、制度和规范，全部实施，检查总结反馈，持续改进，这就要求提供全面完整的文书材料，等级医院评审检查最主要的方法就是现场抽查有关记录、文书，因此规范的档案形成和资料的全面积累是多么的重要。
4.2 加强档案管理队伍建设。
档案工作是一项专业性、实践性较强的工作，档案管理工作水平与档案人员素质有直接关系，作为医院的档案人员不仅要具备档案管理专业知识，而且还应具有一定的医疗专业知识。要进一步健全各科室档案网络成员，指导他们注重第一手原始资料的积累，主动出击，做个档案工作的有心人，档案网络成员专门负责本科室的收集工作。注重档案宣传，有效利用院报、举办专题讲座普及档案知识，以提高全院职工档案意识，从而自觉、主动地关心支持档案的收集与归档工作。
通过等级医院评审能促进医院规范化管理，提升医院内涵质量，加快医院发展。档案管理是医院管理的重要组成部分，也是等级医院评审的指标要求之一；档案资源又是医院在管理及医疗服务中形成的最能反映医院工作状况的历史记录，是医院管理质量的具体体现，是医院发展最真实、最权威的写照，具有凭证性的价值，是等级医院评审的重要依据，因此，档案工作在等级医院评审中具有重要的作用和意义。
参考文献：
[1] 武秀珍，医院评审与档案的规范化管理，基层医学论坛，2008（12）
[2] 陈晖，等级评审对医院档案建设的促进作用，中医药管理杂志，2006（11）；
[3] 余一萍，档案工作为等级医院评审服务的实践与思考，现代医院，2007（7）；
[4] 黄恩梅，强化档案管理工作，为医院等级评审护航，机电兵船档案，2009（3）；
[5] 游嵘，档案建设在医院等级评审中的作用，机电兵船档案，2010（5）。